立花式タスク管理システム再構築 2013 その1. 利用ツール群紹介

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先月から試行錯誤しつつ進めているタスク管理システムの再構築。

先週大枠の方針が固まり、時間を見つけて作業をしているところ。

「タスク管理システム」といっても、一つの独立したツールがあるわけではない。

幾つかのツールを組み合わせ、もっとも快適な環境を作り直してみた。

今のところかなり良い感じに作り込めて満足。

せっかくなので、どんな感じでタスク管理システムを作ったか、何回かに分けて簡単にシェアしようと思う。

今回は第1回なので、利用ツール群について説明する。

 

 

 

立花式タスク管理システム 2013バージョン 利用ツール群

1. OmniFocus: タスク管理ツール: Mac、iPad、iPhone

OmniFocus 1.10.4(¥6,900)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 19.3 MB)
全てのバージョンの評価: (62件の評価)

 

OmniFocus for iPad 1.6.2(¥3,450)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 16.6 MB)
全てのバージョンの評価: (175件の評価)

 

OmniFocus for iPhone 1.15.1(¥1,700)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 17.1 MB)
全てのバージョンの評価: (363件の評価)
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こちらMac版のOmniFocusの画面。

まだ全タスクは入力できていない。直近のものを順次Toodledoから移植している。

 

 

 

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こちらはiPad版のOmniFocusの予測画面。すごく見やすい。

 

 

 

今回のシステム変更の目玉は、メインのタスク管理ツールの変更だ。

従来はToodledoをタスク管理システムに、そしてOmniFocusはプロジェクト管理ツールにしていたが、これを変更。

OmniFocusをタスク管理ツールに位置づけた。

 

 

Toodledoを止めた理由は、Toodledoは期限のアラート設定がMacではできないのと、カレンダー連携が厳しい点が不便に感じるようになったため。

Toodledoを使う決め手は、1分単位で「行動すべてをタスク化する」ための時間見積もりブックマークレット、EndTime2が使える点だった。

しかし、このやり方はそろそろ卒業したくなり、1分単位の管理は止めることにしたので、Toodledoのメリットが目減りしてしまった。

 

 

OmniFOcusのメリットは、開始時刻や期限にアラートを出せる点。

Mac版もGrowlを導入することで、開始時刻や期限にアラートが出せる。もちろんiPhoneアプリ、iPadアプリでもアラートが出せる。

 

 

また、Toodledoに比べて「プロジェクト」ビュー、「コンテキスト」ビュー、「期限」ビューなど、画面の切り替えがスムーズで見やすい点も良い。

週次レビュー時に出てきた「やりたい」や「気になる」を、とりあえずInboxに放り込んでおき、翌週実行することは各プロジェクトフォルダに移動させて納期を設定する。

すぐに実行しない項目は「サムデイリスト」に入れる。

OmniFocusは、サブタスク化がとても簡単で、無制限に入れ子にできるのも良い。

サムデイリストはダラダラと長くなると見にくくなるが、どんどん入れ子にできると見やすくて良い。

例えば「旅行>海外>ヨーロッパ>フランス>パリ」「旅行>海外>アメリカ>ニューヨーク」というような階層表示にすることが簡単にできるし、実行段階でプロジェクトに移動するのも簡単だ。

 

 

OmniFocusは自宅ではiMacとiPadで管理していることが多い。

iMacでたくさんウィンドウを開いている時などは、iMacの脇に立てて置きっ放しになっているiPad版の「予測」ビューがとても見やすくて良い。

OmniFocusのデータはOmni Serverというサーバで同期しているのだが、これが遅いのが難点。結構待たされる。

ただ、このマイナスを補うほどシームレスで使いやすいので、結果としてこの変更にはとても満足している。

 

 

2. OmniPlan: プロジェクト管理:  Mac

OmniPlan 2.2.4(¥17,000)App
カテゴリ: ビジネス, 仕事効率化
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 49.6 MB)
全てのバージョンの評価: (7件の評価)
OmniPlan 1.2(¥4,300)App
カテゴリ: ビジネス, 仕事効率化
販売元: The Omni Group – The Omni Group(サイズ: 13.1 MB)
全てのバージョンの評価: (14件の評価)
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Mac版のOmniPlanの画面。すごく直観的に操作できるが、多機能すぎてまだ全然使いこなしていない。

 

 

 

プロジェクト管理ツールはOmniPlanに移行した。

従来ここはOmniFocusを使っていたのだが、僕はプロジェクトはやはりガントチャートで見たくて、ガントチャートが簡単に作成できるOmniPlanに乗り換えた。

 

 

OmniPlanは1プロジェクトにつき1ファイルという形で使うようなのだが、僕の場合は自分の仕事全体を1プロジェクトに見立て、各プロジェクトを「グループ」に設定して使用している。

OmniPlanは数ヶ月に渡るような長期プロジェクトの進捗管理とその時その時のタスクを入力・管理できる。

ガントチャートのビューも、1時間端単位から一年単位まで、シームレスに変更できて、とても見やすい。

 

 

OmniPlanに長いプロジェクトのずっと先までの予定を入れておき、週次レビュー時に翌週のタスクをOmniFocusにコピーする。

これで長いプロジェクトも期限を見失わずに実行できる。

本当はOmniPlanとOmniFocusがマイルストーンを自動同期できると良いのだが、その点は残念。

OmniPlanは本格的に使うのは今回が初めてなので、まだまだ知らない機能が多い。

使いこなしつつ、必要であればiPad版も購入しようと思う。

 

 

 

3. Toodledo: ルーチンタスクのチェックリスト: Mac

Toodledo : A to-do list to organize your tasks

 

Toodledo – To Do List 3.0.2(¥250)App
カテゴリ: 仕事効率化, 辞書/辞典/その他
販売元: Toodledo – Jake Olefsky, LLC(サイズ: 18.1 MB)
全てのバージョンの評価: (627件の評価)
+ iPhone/iPadの両方に対応

 

 

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チェックリストの一例。朝のファーストタスクの一部。最近また内容をアップデートした。

 

 

 

ルーチンタスクのチェックリストとして、従来タスク管理ツールとして使用していたToodledoを使うことにした。

僕はたくさんのルーチンタスクを持っているが、Toodledoに入れるのは、サブタスクを持っているルーチンだけ。

要は「可燃ゴミ出し」や「爪を切る」などはシングルタスクなので、OmniFocusに入れている。

サブタスクを持つのは朝一番に実行している「ファーストタスク」や、毎週末の「週次レビュー」など、やるべき項目が多岐に渡るもの。

たとえば朝のファーストタスクは、いま数えたら47のサブタスクがあった。

これを暗記で実行することは不可能だし、OmniFocusに入れ子にして入れると煩雑でノイズになる。

従って、サブタスクを持つルーチンのみをToodledoの繰り返しタスクで管理し、OmniFocusの親タスクにはフラグを立てた。

 

Toodledoのサブタスクは、繰り返し頻度が異なるものも突っ込めるのが便利だ。

以前Toodledoでタスク管理をしていたときは、ルーチンのサブタスクも全部同一ツール内で管理していたが、それだと一日のタスクリストが膨大になり、見て「ゲンナリ」という状況を生んでいた。

今回この2つを分離したことで、OmniFocusはスッキリした見た目で使えていて満足だ。

Toodledoについては、以前エントリーを書いているので、こちらもご参照ください(運用方法は今と違います)。

タスク管理ツール “Toodledo” がかなり良い!! | No Second Life

 

 

 

4. domo Cue: 買い物リスト ちょっとしたリマインダー: iPhone、Mac

簡単リマインダー domo Cue – お知らせ・リマンダー通知(期日・優先度・位置情報) 1.2.1(¥85)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Yutaka Yagiura – Yutaka Yagiura(サイズ: 2 MB)
全てのバージョンの評価: (18件の評価)

 

日々の買い物やちょっとしたリマインダーとしては、引き続きdomo Cueを使う。

「スーパーで大根を買う」というような瑣末なリストを、仕事のメインタスクリストと一緒に管理するのは煩雑だ。

iPhoneで簡単に入力できるdomo Cueが良い。

ジオフェンス機能がめちゃくちゃ便利。駅前のスーパーに場所を設定しておくと、駅に近づくとリマインダーが出る。

「次に渋谷に行った時にあの店に寄ること」というのも、渋谷駅に場所さえ設定しておけば、駅に到着するとリマインダーが出る。

domo Cueについては、以前エントリーを書いているので、こちらもご参照ください(運用方法は今と違います)。
domo Cue — iCloud同期できる軽快・美デザイン iPhone リマインダーアプリ!これは良い! | No Second Life

 

5. Toggl: タイムロガー: Mac、iPhone

 

Toggl Timer 4.87.0(無料)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Toggl – Apprise LLC(サイズ: 12 MB)
全てのバージョンの評価: (39件の評価)
+ iPhone/iPadの両方に対応

 

 

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Togglのログはこんな感じ。これはMac版のデスクトップアプリのスクショ。

27inch iMacに常時表示させている。

 

 

僕は日々のすべての活動時間のログを取っているのだが、タイムロガーはTogglを使っている。

ツールとしては変更なしだが、運用を変えた。

詳しくは別エントリーで書くが、今まで使っていなかった「クライアント」を「プロジェクト」の大分類として設定した。

これにより、大分類ごとのログと、プロジェクトごとのログが階層的に管理できるようになって便利。

自宅にいる時はほとんどMacで運用。外出時はiPhone。

iPhoneアプリは以前はかなり厳しかったが、最近はアップデートでぐっと使いやすくなった。

Togglについては、以前エントリーを書いているので、こちらもご参照ください(運用方法は今と違います)。

究極の時間管理ツール! “Toggl” はiPhoneとMacとWebで同期できる!! | No Second Life

 

6. aTimeLogger2: サブのタイムロガー: iPhone

aTimeLogger 2 1.2.2(¥85)App
カテゴリ: 仕事効率化, ライフスタイル
販売元: BGCI – BRIAN GILBERT, CONSULTANTS INC.(サイズ: 8 MB)
全てのバージョンの評価: (36件の評価)
Togglは同時並行で複数のログを取ることができない。

非常に多機能でレポートも強力なので、メインはTogglから変えるつもりはないのだが、並行作業時は困る。

僕の場合「電車で打ち合わせに向かいながら読書」というような時に、Togglでは仕事の移動時間として記録をしつつ、読書時間も網羅したい。

そんな時はTogglは仕事にしておき、aTImeLogger2で読書時間をログする。

それを週次レビュー時に手動で合算している。

手動計算はちょっと面倒だが、移動中の読書時間は結構な時間になるので、きちんと計測したい。

 

 

7. Evernote: 外部脳: Mac、iPhone

 

Evernote 5.0.5(無料)App
カテゴリ: 仕事効率化
販売元: Evernote – Evernote(サイズ: 30.5 MB)
全てのバージョンの評価: (594件の評価)
Evernote 5.1.2(無料)App
カテゴリ: 仕事効率化, ユーティリティ
販売元: Evernote – Evernote(サイズ: 27.2 MB)
全てのバージョンの評価: (34,776件の評価)
+ iPhone/iPadの両方に対応

 

withEver 1.10.1(¥85)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: e73developer – Ryo Enami(サイズ: 1.4 MB)
全てのバージョンの評価: (47件の評価)
+ iPhone/iPadの両方に対応

 

ここから先は運用に変更はなし。全体像をお知らせするために書き添えておく。

Evernoteは外部脳として、必要なデータはすべて入れるようにしている。

最近iPhoneの純正アプリを復活させたが、やはり実際に外出先で使うときはwithEverを使うことが多い。

純正アプリのオフラインノートブックの同期をコツコツ続けているが、これが終わると便利になるかもしれない。

 

 

8. Dropbox & SugarSync: データストレージ: Mac

 

同期型オンラインストレージサービス|SugarSync(シュガーシンク)

 

仕事で使うファイルはすべてクラウドにアップロードしている。

複数のMacで常に同じデータにアクセスできるようになっていることが大切だ。

DropboxとSugarSyncを分けているのは、それぞれ無料の容量を紹介キャンペーンでゲットして余っているから。

Dropboxは原則他人と共有する必要があるデータと、あとはDropbox同期対応のアプリデータを置いている。

SugarSyncは僕しか使わないデータ置き場。

SugarSyncはデスクトップや「ダウンロード」フォルダも同期対象にできるのが便利だ。

 

 

9. domo ToDo+: 日常のチェックリスト: iPhone

domo Todo+ (sync with Google Calendar™) 4.8.7(¥250)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Yutaka Yagiura – Yutaka Yagiura(サイズ: 3.4 MB)
全てのバージョンの評価: (788件の評価)



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出かける時の持ち物リストの一部。

 

 

 

サブタスク付きのチェックリストはToodledoにまとめた。

ただ、「外出時の持ち物リスト」や「セミナー時の持ち物」など、動き回りながらチェックする場合のチェックリストは、domo ToDo+というiPhoneアプリにまとめている。

Toodledoでも運用できなくはないのだが、こちらは定型で何度も使うのと、とくに期限などは関係ないので、持ち歩けるiPhoneでサクッと管理できたほうが良い。

domo ToDo+は、簡便なタスク管理アプリでもあるのだが、僕はチェックリストアプリとして愛用している。

現役のiPhoneレギュラーアプリでは、断トツで長く使っている大定番アプリだ。

domo ToDo+については、以前エントリーを書いているので、こちらもご参照ください(運用方法は今と違います)。
定番に決定! domo ToDo+ の進化が半端ねぇ! [iPhone] [Mac] [Net] – No Second Life

 

 

まとめ

再構築したタスク管理システムの概要はこんな感じだ。

以前のスタイルと較べて格段に使い勝手が良くなったのが、OmniFocusでタスク管理とサムデイリストを同時に持つようになったこと。

以前は「サムデイリスト」という形ではなく、すぐには手を付けないタスクはOmniFocusに入っていて、それをタスク化する時にToodledoに移動するのが面倒だった。

今回サムデイリストという形でタスクから欲しいモノから行きたい旅行先まで全部をOmniFocusに格納できたことで、週次レビュー時の管理と移動がメチャクチャやりやすくなった。

 

 

あと、サブタスクを思い切って別に切り出したことで、メインのタスク管理画面がシンプルになり、とても管理しやすく、実行もスムーズになった。

現状まだ構築途中で、ツールによっては機能を良く把握できていない部分も多々あるので、今後少しずつ組み上げていきたい。

次回は、プロジェクト管理方法の変更について書こうと思っています。

 

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