超絶!これぞ「先送りできない」究極タスク管理システムだ!

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タスク管理はとても大事だが、なかなか上手く行かずもどかしい。

 何故僕には時間がないのか?

3月末で17年間勤めた会社から独立して一人で仕事を始めて半年ちょっと経つ。

サラリーマン時代には「独立したらさぞかしたくさん時間があって楽しいだろう」とワクワクしていた。

 

 

ところがいざ独立していみると、全然時間が足りないのだ。これには愕然とした。

「あれもできるはず」「これもできるはず」と思っていたことが手付かずのままどんどん先送りされていく。

 

 

何故だ?僕はじっくり考えた。

でも考えてもなかなか分からない。そもそも自分がなぜ忙しいのかが分からない。

 

 

 

 

原因が分からないと結果も出ないだろう。

僕は自分の一日をまず記録してみることにした。

 

 

その結果分かったことは、僕は実に色々な「雑用」や「家事」をやっていたのだ。

サラリーマン時代にはやっていなかったこととして、「やりたい」ことをやる前に、「やらなければ」なことをやっていたために、「やりたい」時間を大幅に侵食してしまっていたのだ。

 

 

たとえば食事の支度。

サラリーマン時代には奥さんがほとんどの日夕食の支度をしてくれていた。

今年から奥さんは大学に行くようになり日中不在なので僕が夕食の支度をする。

支度にだいたい1時間かかる。片づけに15分。

 

 

次に買い物。

食事を作るためには買い物に行く必要がある。

近所のスーパーに行って買い物して戻るだけでも30分。

ターミナル駅のパン屋やデパ地下に買い出しに行けば1時間かかる。

 

 

そして洗濯して洗濯モノを干して畳んで。

さらに仕事に関連する請求や支払い、伝票処理などの雑務。

こういうこまごましたタスクを「なかったこと」や「些細なこと」として扱っていては、正確な「自分の時間」は見えてこない。

 

 

さまざまなタスク管理のツールを試して試行錯誤してきたが、どうも上手くいかない。

抱え切れないタスクをリストアップしてしまい、日々こなしきれずに溢れてしまう。

さすがに仕事の締め切りは飛ばすことはないが、急ぎではないが重要な自分への投資ができない状態になってきた。

 

 

わざわざお金を払って申し込んだセミナーに忙しくて行けないとか。

勉強会の当番で書かなければいけない原稿を書く時間が取れないとか。

楽しみにしていた友達との飲み会をキャンセルせざるを得ないとか。

 

 

何かうまい方法はないかとずっと悩んでいた僕に、まさに救世主のような本が天から舞い降りた。

タスク管理の超人、佐々木正悟氏の新刊「クラウド時代のタスク管理の技術」である。もう読み始めて即ウロコが落ちまくりで感激しまくり。

こんなにたくさん付箋がついた。

 

 

 

クラウド時代のタスク管理の技術佐々木 正悟 東洋経済新報社 2011-11-24
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先送りの原因はこれだ!!

この本はタイトルのとおり、クラウドを活用したタスク管理の手法について書かれている。

使用するクラウドツールはToodledoとTogglだ。

この二つのツールについては以前エントリーを書いているので参照して欲しい。

 

 

 

 

さて、多くの人にとって、「絶対やらないと社会的信用を失うような重要タスク」をやらずに納期を過ぎるということはさすがにないと思う。

問題は、この「絶対やらないと社会的信用を失うような重要タスク」に取り掛かるのがギリギリになった結果、それより下の優先順位の仕事が後にずれたり、飲み会をキャンセルするハメになったり、お金を払ったセミナーに行けなくなったりするという点だ。
 


 
僕らはなぜ先送りしてしまうのか。この心理が解き明かされないと、改善策も出てこない。

先送りを未然に防ぐことさえできれば、最重要タスクは予定通り片づき、その後の仕事も平和に過ぎていくはずだ。

この問題に対する佐々木氏の回答は明快だ。

 

「脳がもっとも苦手とすることの1つに、時間の見積もりがあります。(中略)脳にとっては、3ヶ月も6ヶ月も1年も、大した違いではありません。どれも同じく「たくさんの時間」でしかないのです。脳は時間を知覚できないからです」

 

 

そうだったのか!!

この本の冒頭に書かれたこの一文を読んだときには、僕は本当に救われたと思った。

何故なら僕は時間の見積もりに関しては下手くそ過ぎて人生の落伍者レベルではないかと心配していたのだ。

全人類共通で時間の見積もりが苦手なら僕一人の問題ではないということだ。これは本当に救われた。

 

 

さらに佐々木氏は続ける。

 

3ヶ月でいったいどのくらいの作業を進められるのか。私達はそれを知らずに「3ヶ月後が締め切りの仕事」に従事しています。それどころか、実際のところ1日でどのくらいの作業が進められるのかも、あまりよくわからず仕事をしています。(中略)

なのに私達は、わりと簡単に仕事を「先送り」してしまいます。翌日どのくらい仕事をしなければならないかを知らないままに、3ヶ月後に締め切りの仕事を進めながら、「今日はくたびれた」というような理由で「翌日」や「翌々日」に仕事を回しているのです。

 

これだ!これこそがまさに今の僕の悩みだ。もう状況がぴったりすぎて笑ってしまう。

早めに手を付けないと、そのうち大変なことになるのに、どうして先送りしてしまうのだろうか。

 

 

それに対する佐々木氏の答えも明確だった。

それは、僕らが明日の予定を把握せずに仕事をしているからだ。

明日自分には何時間の余裕があるのか。今日やることを先送りしたら、そのタスクを受け入れる場所は明日の自分にあるのか。

僕らはそれを知ろうともしない。人間は未来の時間については無条件に楽天的になってしまうからだ。

 

 

 

 

佐々木氏はToodledoとプロジェクト管理ツールOmniFocusを使って、一週間先までのタスクを1分単位で管理している。

著書には書かれていないが、お会いした時には「多忙な時期は3週間先まで管理する」と聞いた。

なぜそんなことをするのか、この本を読むまでまったく分からなかったのだが、読了したいま、佐々木氏のタスク管理は究極だということが分かった。

 

 

何故か。

 

 

僕らがやりたくないことを先送りしてしまうのは、今日より明日のほうが、そして明日より明後日のほうが時間に余裕があり楽だ、と勘違いしてしまうからだ。

でも実際には違う。

 

 

今日食事の支度をするように、明日も食事は作らなければならないし明日も買い物にも行かなければならない。

締め切り仕事は最優先で片づけなければならないし、自分への投資も続けなければならない。

明日も明後日も明明後日も、今日と同じように僕らにはたくさんのタスクが詰まっていて、余裕なんかないのだ。

 

 

でも、「明日も明後日も忙しくて先送りなんかしている場合じゃない」ということを、脳は理解できない。

だから、タスク管理ツールにぎっしり分刻みで詰まったタスクを表示させ、合計時間を数値として自分自身に見せることで、脳が「ああ、先送りする先など存在しないのだ」と納得するように仕向けるのだ。

これぞまさに究極のタスク管理術だ。

 

 

「何もしていない時間」など存在しない

佐々木氏は「足のつめを切る」や「シャワー」など、タスクとは思えないようなことまでToodledoに入力しているという。

この話を最初に佐々木氏からセミナーで聞いた時、僕は思わず笑ってしまった。「そこまでやるか」と思ったのだ。

多くの人が笑っていたから、多分皆そう思ったのだと思う。

だが、この本を読んで、この方法はまさにIT時代に最強のタスク管理術なのだと理解した。

 

 

「人間には何もしていない時間」などは存在しない」

眠っている時は人間は眠っているのだし、漫画を読んでいる時は漫画を読んでいる。

生きている限り、人間は何かしらの活動をしているものだ。

 

 

爪を切る、シャワーを浴びる。これらのことは瑣末なことかもしれないが、絶対にやらなければならない重要なことでもあるのだ。

そして、実は僕らはそういった瑣末なことに、一日の時間のかなりの部分を使っているのだ。そのことを具体的な時間として視覚化する意味は大きい。

 

 

 

 

さらに、一見大したことではないが、たまに発生するタスクを記憶するのは、僕らの脳にとってはかなりのストレスだ。

たとえば自宅のプリンタ用のインクがなくなると、家仕事の人間としては書類が出力できなくなって困る。

 

 

だが、日々の仕事や生活に追われていると、つい「プリンタインクを注文する」というタスクを忘れてしまう。

そしてプリンタから「インク切れです」とアラートが出て初めてインクがないことに気づき大慌てでターミナル駅の量販店まで買いに行くことになったりする。

 

 

佐々木氏のタスク管理システムにおいては、まずはログを取ることから全てが始まる。

だから、プリンタインクについても、購入間隔が分かれば、次はいつごろインクを注文すればいいかを確認できる。

 

 

以前だったらこのサイクルを確認するのはずいぶん手間だったが、今ならレシートをEvernoteに放り込んでおけば、商品名で検索すれば5分もかからずに購入サイクルを把握できる。

そして、どれぐらいの間隔でインクを買えば安心かを把握したら、少し余裕を見て(この場合は必要ギリギリよりも早い段階で)、Toodledoに繰り返しタスクとして登録してしまうのだ。

 

 

たとえば、過去のサイクルから1ヶ月に1度インクを注文したほうがいい、と分かったら、1ヶ月単位の繰り返しタスクに「プリンタインクをネットで注文」と入れる。

これをしておくことで、僕はこのタスクがToodledoに登場する日まで、「あれ?プリンタインクってまだ大丈夫だっけ?」という心配から解放されるのだ。

そしてそれは、「プリンタインクを買うことを忘れない」という脳のスペースを別の、もっとクリエイティブなことに利用できるようになることを意味する。

 

そして、恐ろしいことに僕らは「プリンタインクって大丈夫?」と同じような心配を山ほど抱えて暮らしているのだ。「お米の注文は?」「普通預金の残高は?」「図書館に本を返すのいつだっけ?」「布袋さんのライブの前売りはいつからだっけ?」「来週の飲み会って何時からどこだっけ?」などなどなどなど。

だからこそ、「足の爪を切る」タスクを一週間に一度、木曜日、時間5分で登録しておくように、すべてのタスクを登録しておくことで「困った」という状況から脱却することができるのだ。

 

 

 

朝起きるとタスクが用意されているという現実

佐々木氏のタスク管理手法では、一日を朝から仕事が終わる夜まで、2時間単位で区切って管理している。

そして、その2時間の枠の中に、すべてのタスクが入るように設定する。

 

 

今まで書いたように、重要なタスクから瑣末なことまでをバンバン放り込んでいくのだ。

多くの日々繰り返しのタスク、毎日の歯磨きや定例のミーティング、週に一度のヨガのレッスンから毎月月末の銀行巡りまで。

繰り返しタスクも一回きりのタスクも、とにかく締め切り日と「やる時間」を設定して放り込む。

 

 

すると、僕らが朝起きると、Toodledoが僕らがその日何をやるべきかを、2時間単位の時系列で教えてくれるようになるのだ。

一つ一つのタスクには「所要時間」を入れておくのがコツで、コンテキスト欄に「2時間枠」が朝なのか昼なのか夜なのかを入れておく。

 

 

枠は2時間しかないのにタスクが3時間分あったら絶対にできるわけがないので調整する。

翌日の分も、翌々日の分も、さらにその先も、予定はしっかり入っている。

 

 

タスクを先送りする先がないことが確認でき。

ルーティンを忘れてしまう心配もない。

今日の自分にどれくらいの時間の余裕があるのかも分かる。

 

 

これぞまさに僕が求めていた管理システムだ。

目から鱗とはまさにこのことだ。本当に凄い。

 

 

まとめ

「日々繰り返される瑣末なタスクを全部入力する」

そう聞くと「とんでもない手間だ」と思うかもしれないが、実はそうではない。

 

 

Toodledoは「繰り返し設定」が柔軟で簡単、しかもデータベース型なので検索結果を保存したり過去の検索を複製したりできる。

だから初回に繰り返し設定をして登録すれば、あとは何もすることはない。

 

 

朝目が覚めると、Toodledoが僕らに教えてくれる。

「タケシさん、まずは体重計に乗って体重と体脂肪を測り、その後でシャワーを浴びましょう。あ、今日は第3月曜日だから不燃ゴミを忘れずに、午前中の9時から11時の二時間にはA原稿書きが1時間15分の予定で入っています。その原稿が出来たら、休憩を兼ねて一週間ぶりに鼻毛のカットをしましょうね♡」

 

 

雑用をバカにしてはいけない。そして先送りする先など僕の人生にはない。

この本を読んでつくづく実感し、即佐々木氏の真似をしてタスク管理システムの構築を始めた。

日々の繰り返しを最初から全部入力することはできないので、毎日その日に発生するタスクを確認しながら追加しようと思う。

 

 

「あんなにあったはずの僕の時間はどこにいった?」

もう二度とそう言わなくて済む日が近い将来来そうで嬉しい!

「時間がない!」「段取りが下手だ!」「いつも先送りしてしまう!」という皆さん、この本は凄いです!

超強力オススメ!

 

クラウド時代のタスク管理の技術佐々木 正悟 東洋経済新報社 2011-11-24
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